Die elektronische Rechnung wird Pflicht: Was Unternehmen wissen sollten
Das Wachstumschancengesetz macht die elektronische Rechnung für Unternehmen im B2B-Bereich zur Pflicht. Um sich optimal auf die Veränderungen einzustellen, gibt es für Unternehmen einiges zu beachten.
Dieser Artikel fasst die wichtigsten Informationen aus den Quellen Haufe, IHK Darmstadt und A&O Steuerberatung Plochingen zusammen.
Die Digitalisierung verändert, wie Unternehmen ihre Geschäfte abwickeln - das betrifft auch die Rechnungsstellung. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu verwenden. Das Wachstumschancengesetz bildet die rechtliche Grundlage dafür. In diesem Artikel erfährst du, was eine E-Rechnung ist, welche Anforderungen auf Unternehmen zukommen und wie du dich darauf vorbereiten kannst.
Die wichtigsten Fakten im Überblick
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Spätestens ab 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, auch E-Rechnungen auszustellen und zu übermitteln.
- Ausnahmen: Steuerfreie Leistungen, Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.
- Aufbewahrungspflicht: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang im ursprünglichen, unveränderten Format aufbewahrt werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem speziellen elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird. Das Format muss den europäischen Standards (EN 16931) entsprechen, damit die Daten automatisch von Computersystemen verarbeitet werden können. Formate wie PDF, JPEG oder DOCX gelten nicht als E-Rechnungen, da sie nicht maschinell verarbeitet werden können.
Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnung
Am 27. März 2024 hat der Gesetzgeber mit dem Wachstumschancengesetz die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Das Gesetz soll die Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft vorantreiben. Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen ab 2025 E-Rechnungen nutzen. Diese Maßnahme ist Teil der sogenannten ViDA-Initiative der EU, die die Erfassung von Umsatzsteuerdaten vereinfachen soll. Ein Meldesystem für Umsatzsteuerdaten, basierend auf E-Rechnungen, soll bis 2028 eingeführt werden, möglicherweise aber erst später.
Zeitplan und Übergangsregelungen für die elektronische Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in mehreren Phasen:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können und dürfen sie auch ausstellen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Papierrechnungen und alte elektronische Formate wie PDF weiter genutzt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen für B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen und übermitteln.
Ausnahmen: Bestimmte steuerfreie Leistungen, Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Endkunden (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.
Wie werden E-Rechnungen zugestellt?
Für die Zustellung von E-Rechnungen gibt es aktuell keine festen gesetzlichen Vorgaben. In vielen Fällen reicht es, ein E-Mail-Postfach für den Empfang zu verwenden. Alternativ können Daten auch über eine elektronische Schnittstelle bereitgestellt oder über ein Kundenportal heruntergeladen werden. Unternehmen können selbst entscheiden, welchen Weg sie nutzen möchten, solange die Weiterverarbeitung ohne Medienbruch möglich ist.
Wichtig: Mit dem verstärkten Empfang von Dateianhängen per E-Mail steigt auch das Risiko von Cyberangriffen. Es ist daher ratsam, E-Rechnungen vor dem Import auf mögliche Schadsoftware zu prüfen, beispielsweise direkt im Mailpostfach.
Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen
E-Rechnungen müssen, wie herkömmliche Rechnungen, für zehn Jahre aufbewahrt werden. Die allgemeinen Regeln zur ordnungsgemäßen Buchführung und Archivierung von Dokumenten (GoBD) gelten weiterhin. Das bedeutet, dass die E-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten Format gespeichert und unverändert bleiben muss, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Auch wenn eine für Menschen lesbare Version, zum Beispiel als PDF, bereitgestellt wird, muss das strukturierte Originalformat aufbewahrt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass sowohl die Unveränderbarkeit als auch die Maschinenauswertbarkeit gewährleistet sind.
Was passiert, wenn die Regeln nicht eingehalten werden?
Unternehmen, die die neuen Anforderungen nicht erfüllen, riskieren rechtliche Probleme und könnten den Anspruch auf Vorsteuerabzug verlieren. Daher ist es von großer Bedeutung, die Regeln einzuhalten und sicherzustellen, dass alle Rechnungen korrekt ausgestellt und verarbeitet werden.
Wie können sich Unternehmen vorbereiten?
Um auf die E-Rechnung vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:
1. Software prüfen: Überprüfe, ob deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt. Falls nicht, sollte eine entsprechende Software beschafft werden.
2. Prozesse anpassen: Die internen Abläufe in der Buchhaltung und bei der Archivierung müssen so angepasst werden, dass E-Rechnungen korrekt erstellt und gesendet werden können.
3. Mitarbeiter schulen: Schule deine Mitarbeiter umfassend, damit sie die neuen Abläufe verstehen und reibungslos umsetzen können.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und soll die Effizienz in der Geschäftswelt steigern. Das Wachstumschancengesetz unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu modernisieren. Auch wenn die Umstellung zunächst Aufwand bedeutet, bringt sie langfristig viele Vorteile wie geringere Kosten, automatisierte Prozesse und weniger Fehler. Unternehmen sollten die Zeit bis zur endgültigen Einführung nutzen, um sich gut vorzubereiten.
Ich hoffe, dieser Artikel hat dir einen guten Überblick über die Einführung der E-Rechnung gegeben. Wenn du noch Fragen hast oder mehr über unsere Dienstleistungen erfahren möchtest, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Viel Erfolg bei deiner digitalen Transformation!
Quellen:
- Haufe:
Elektronische Rechnung wird Pflicht - E-Rechnung im Überblick
https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html - IHK Darmstadt:
BMF plant verpflichtende E-Rechnung und Meldesystem
https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/recht-und-fair-play/steuerinfo/bmf-plant-verpflichtende-erechnung-und-meldesystem-5784882 - A&O Steuerberatung Plochingen:
E-Rechnung Einführung
https://acrobat.adobe.com/id/urn:aaid:sc:EU:52420f18-9f4e-4e53-8ddf-831e3118e961
